檔案館是保管檔案的基地、是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心，檔案館的存在對于促進(jìn)文化的傳承、文化的啟蒙與文化的沉淀等方面有著重要的意義。面對當(dāng)前智慧化的發(fā)展大勢，各單位更應(yīng)把握機(jī)遇，將傳統(tǒng)檔案館升級為智慧檔案館，尋找專業(yè)的廠家出具智慧檔案館解決方案，以更好地管理檔案，使其價值得到充分發(fā)揮。
一、需求背景
傳統(tǒng)檔案館管理效率低，錯誤率、漏檢率高，無法滿足檔案管理需求，傳統(tǒng)檔案館管理模式下，需人工定期檢測環(huán)境參數(shù)，人工投入大且數(shù)據(jù)不夠真實(shí)精準(zhǔn)；傳統(tǒng)檔案館安防設(shè)施落后，無法應(yīng)對突發(fā)事件；傳統(tǒng)檔案館管理水平低，缺乏遠(yuǎn)程、集中管控方式，因此不少單位急需建設(shè)智慧檔案館。
二、建設(shè)方案
設(shè)計一個檔案館時，需要考慮多個要點(diǎn)，以確保其功能、實(shí)用性和吸引力，智慧檔案館解決方案主要包括智能密集架、環(huán)控系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、一體化管理平臺六大板塊。智能密集架主要由架體與智能系統(tǒng)構(gòu)成；環(huán)控系統(tǒng)主要由智能區(qū)域環(huán)境控制器、智能恒濕消毒凈化一體機(jī)、新風(fēng)機(jī)、空氣質(zhì)量云測儀等設(shè)備構(gòu)成；安防系統(tǒng)主要由動態(tài)視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防火報警系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)構(gòu)成；RFID系統(tǒng)主要由RFID標(biāo)簽、RFID智能書車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等設(shè)備構(gòu)成；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)支持對檔案拆分錄入，完成電子建檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、利用、安全、管理等功能；一體化管理平臺實(shí)現(xiàn)對館內(nèi)多系統(tǒng)的集成、相關(guān)信息的展示、設(shè)備的管理等。
三、建設(shè)效果
1、檔案館空間得到充分利用。智慧檔案館解決方案將各個設(shè)備進(jìn)行合理排列布局，確保檔案館空間得到充分利用，避免空間的浪費(fèi)、避免擁擠和混亂。其次，智能密集架作為檔案存儲設(shè)備，其具有可移動的特點(diǎn)，根據(jù)工作需要打開或閉合架體，從而達(dá)到在不擴(kuò)增檔案館的情況下存儲更多的檔案的效果。
2、實(shí)體檔案及電子檔案的高效管理。智慧檔案館方案跟隨發(fā)展大勢，搭建多個先進(jìn)的系統(tǒng)，智慧檔案館建設(shè)完成后，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案的出入庫管理、快速查詢與定位、高效準(zhǔn)確盤點(diǎn)、借閱歸還管理，同時也實(shí)現(xiàn)了電子檔案的全生命周期管理，大大提高了檔案管理效率，降低了工作難度，讓檔案管理變得更輕松、更簡單。
3、多種措施保護(hù)檔案的安全。智慧檔案館解決方案中采取多種措施保障檔案的安全，一方面，系統(tǒng)即可實(shí)時監(jiān)測并及時調(diào)控檔案館的溫濕度、空氣質(zhì)量，讓檔案更長久的保存。另一方面，通過從煙霧檢測、紅外感應(yīng)、視頻監(jiān)控、控制人員出入等方面來了解檔案館情況，異常情況立即報警，為檔案構(gòu)筑一道堅固的安全屏障，讓檔案得到更精細(xì)、更專業(yè)和更智慧的呵護(hù)。
4、實(shí)現(xiàn)整館一體化管理。一體化管理平臺是智慧檔案館方案中重要的內(nèi)容，該平臺預(yù)留多種接口，支持與智能密集架系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)、環(huán)控系統(tǒng)、安防系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行對接，從而實(shí)現(xiàn)各個子系統(tǒng)的集中管理、統(tǒng)一管理。
時代的發(fā)展促使人們的生活與工作發(fā)生了巨大的變化，智慧檔案館解決方案同樣跟隨發(fā)展大勢，優(yōu)化完善各類硬件設(shè)施設(shè)備，將先進(jìn)設(shè)備與檔案管理工作深度融合，推動檔案管理智慧化，構(gòu)建了檔案館管理新形態(tài)、新模式，滿足檔案管理需求！
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