由于傳統(tǒng)檔案館中存在的種種問題，因此傳統(tǒng)檔案館升級為智慧檔案館日趨緊迫，從而從根本上解決檔案管理中存在的痛點難點問題，理順檔案管理流程，正規(guī)檔案管理秩序，提升檔案管理工作水平。智慧檔案館管理系統(tǒng)是智慧檔案館的核心，其包括智能密集架管理系統(tǒng)、環(huán)控管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)、RFID管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、一體化管理平臺等，下面加以分析。

一、智能密集架管理系統(tǒng)

      智慧檔案館管理系統(tǒng)包括智能密集架管理系統(tǒng)，智能密集架是在傳統(tǒng)密集架架體上的升級，在架體上嵌入了智能化系統(tǒng)，不僅具備手動密集架的承重強、容量大等優(yōu)勢，還實現(xiàn)了安全權(quán)限控制功能、智能操作功能、聲光音帶取檔功能、狀態(tài)顯示功能等等，從而促使檔案管理更加高效、便捷。

二、環(huán)控管理系統(tǒng)

      環(huán)境不達標(biāo)，對檔案本身將造成極大地?fù)p害，因此環(huán)控管理系統(tǒng)在智慧檔案館中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，環(huán)控管理系統(tǒng)包括智能環(huán)境區(qū)域控制器、空氣質(zhì)量檢測儀、空調(diào)、新風(fēng)機、恒濕一體機等設(shè)備，從而起到理想的環(huán)境控制效果，可以保障檔案資料的安全保存，為檔案保駕護航。

三、安防管理系統(tǒng)

      智慧檔案館管理系統(tǒng)包括安防管理系統(tǒng)，安防管理系統(tǒng)中包含動態(tài)視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警監(jiān)控系統(tǒng)、防火報警系統(tǒng)、智能門禁管理系統(tǒng)等，實現(xiàn)對檔案庫房進行全面監(jiān)控和保護，防止損壞、盜竊、火災(zāi)等事故發(fā)生，確保檔案的完整性和安全性。

四、RFID管理系統(tǒng)

      RFID管理系統(tǒng)主要由RFID電子標(biāo)簽、RFID智能盤點車車、RFID通道門、RFID一體式館員工作站等設(shè)備構(gòu)成，通過RFID層架標(biāo)簽對密集架層架位置定位，通過館員工作站進行檔案入庫并對檔案信息與超高頻標(biāo)簽進行綁定等操作，智能盤點車完成對檔案的上架、盤點、理架、查找，出入檢測通道門有效對檔案出入庫狀態(tài)進行檢測，未經(jīng)正常流程取走檔案時通道門產(chǎn)生報警，從而實現(xiàn)安全、精準(zhǔn)的檔案管理模式。

五、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

      智慧檔案館管理系統(tǒng)包括數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化并進行有效管理的系統(tǒng)，其主要的作用是在保證檔案完整性和安全性的同時，提高檔案管理的效率和實用性，方便工作人員進行文件的查找、維護和共享。

六、一體化管理平臺

      檔案庫房一體化平臺功能諸多，可按照規(guī)定的流程實現(xiàn)日常檔案出入庫、檔案借閱、歸還等日常業(yè)務(wù)的管理工作；可對智能密集架進行開架、合架、通風(fēng)等遠(yuǎn)程操作，根據(jù)環(huán)境溫濕度等數(shù)據(jù)顯示對空調(diào)、除濕機等環(huán)境設(shè)備進行遠(yuǎn)程控制。在一體化平臺的管理下，大大增強了庫房管理的科學(xué)性！

      綜上所述，智慧檔案館管理系統(tǒng)利于整合管控檔案資源，實現(xiàn)統(tǒng)用統(tǒng)管；有利于利用信息技術(shù)管控檔案資料，及時掌握檔案動態(tài)；有利于快速處理突發(fā)事件，防范于未然；有利于節(jié)約成本、節(jié)約人力，降低工作量，提高檔案管理效率，提升檔案管理水平。

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