智慧檔案館是智慧城市中的一個子系統，是適應大數據背景下的第四代檔案館。建設智慧檔案館的目標是實現跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務集成，使用戶可以一站式獲取所需檔案信息資源。為推進檔案管理工作的系統化發展，國家檔案局正式組織召開全國數字檔案館建設推進會，部署“十四五”時期數字檔案館建設任務，強調國家智慧檔案館建設一級標準，要求大力推進全國智慧檔案館的建設。
一、國家智慧檔案館一級標準
“十三五”時期，在黨中央和各級領導的指示下，檔案工作碩果累累，全國共建成41家全國示范數字檔案館和89家國家級數字檔案館。在此基礎上，“十四五”規劃明確要求推進各地智慧檔案館建設，設立國家智慧檔案館一級標準，并據此部署了四個方面的重點任務：
（一）各級檔案主管部門要承擔主體責任，切實推動智慧檔案館建設；
（二）各級檔案館要加速只會檔案管建設，推動檔案管理現代化；
（三）要多措并舉，大力推動中西部地區智慧檔案館建設；
（四）提高檔案信息安全水平，實現智慧檔案館的可管可控。
二、智慧檔案館標準化建設
為積極響應國家檔案局發布的國家智慧檔案館一級標準，助力各企事業檔案部門全面建設智慧檔案館，從智慧檔案館的建設實際出發，通過“智能密集架”、“環境控制系統”、“安防系統”、“RFID系統”、“數字化處理系統”、“檔案管理平臺”六大建設，為客戶提供更全面、更智能、更科學的智慧檔案館建設解決方案，促進檔案資源的安全保管和高效利用。
（一）智能密集架----智能型檔案存儲設備
智慧檔案館配備智能型檔案存儲設備--智能密集架，通過觸摸屏可實現開合架、架體通風等操作，具有多種操作控制方式，實現密集架遠程操作和檔案查詢。智能檔案密集架架體支持手動、電動同時操作，采用多點保護，安全可靠。
（二）安防系統----館內建設更安全
國家國家智慧檔案館一級標準強調提高檔案信息安全水平，智慧檔案館安防系統配置視頻監控、紅外檢測、門禁管理等設備，可與系統內其他設備聯動，實現24小時自動布防，無需專人值守。當庫房內部出現異常情況，自動報警系統啟動，并且實時通知管理人員，視頻監控器自動錄像并保存信息，將異常情況及時存檔，便于日后調取查實。
（三）環控系統----館內環境更標準
智慧檔案館一級標準要求保障庫房環境的科學性，在此基礎上，智慧檔案館環境控制系統配置溫濕度、空氣質量檢測等硬件設備，實時檢測采集館信息并實時展示。系統配置智能環境區域控制器、恒溫恒濕設備、新風設備和空氣質量檢測設備，在溫濕度、空氣質量超出標準值時，系統設備將自動控制相關設備工作，保障庫房環境達到國家智慧檔案館一級標準。
（四）RFID系統----檔案管理更便捷
RFID技術是一種非接觸式射頻識別，識別工作無需人工干預，可工作于各種復雜環境。智慧檔案館內配置智能盤點書車、RFID桌面讀寫系統、RFID門禁通道、RFID還借工作臺等硬件設施，通過在檔案或圖紙上粘貼RFID標簽，實現檔案無序存放，有序查找，自動盤點，非法帶出報警等功能，告別人工管理模式的繁瑣，讓檔案管理更便捷，推動檔案管理現代化，符合國家智慧檔案館一級標準。
（五）數字化處理系統----檔案管理更智能
當前傳統檔案管理面臨檔案檢索效率低、紙質檔案容易丟失、損壞、泄密等困境，國家智慧檔案館一級標準要求實現對檔案可管可控，在此基礎上，智慧檔案館的檔案數字化處理系統通過拆裝檔案設備對檔案拆分錄入，掃描入冊，電子化分類存儲，完成電子建檔。檔案的數字化處理減少檔案損毀率，降低管理成本，提高檔案的利用率，實現電子檔案的永久保存，在檔案管理上更專業、更智能。
（六）檔案管理平臺----遠程控制更智慧
智慧檔案管理平臺具備檔案管理、檔案庫管理、系統管理、用戶管理、遠程控制等功能模塊，具有網絡管理、檔案類型自定義、檔案級檔案盒增刪改查、出入庫、RFID電子標簽管理等功能，實現檔案館的遠程控制，盡顯科技化、智能化。
在國家智慧檔案館建設一級標準指導下，智慧檔案館充分運用各類技術手段，對檔案資源管理并開發，對信息進行感知、挖掘，并將其應用于決策、管理和服務，助推檔案管理的現代化發展。總體而言，智慧檔案館有助于更科學地管理檔案，更精準地開發檔案信息，在大數據時代下，智慧檔案館成為了檔案事業發展的新業態。
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