檔案是單位重要的資源，它在單位的運行、發展等方面均有突出的作用，但目前大多數單位檔案室無法滿足檔案數量日益增多的管理需求，導致檔案檔案存儲難、查詢難、盤點難、利用難等問題頻頻出現，因此多個單位現需規劃并設計智能檔案室建設方案。基于目前的多種新興技術所構建的智能檔案庫房更加實用、更加先進，在美觀性方面也更勝一籌，進而有效提高檔案管理水平，實現檔案資源的高度智能化管理。
一、檔案管理更簡單
在智能檔案室建設方案中，包括實體檔案管理系統以及數字化檔案管理系統。實體檔案管理系統中采用了智能密集架以及RFID標簽、RFID智能書車、一體式館員工作站、智能手持閱讀器、RFID通道門等設備，從而實現了實體檔案的快速檢索與查詢、精準定位并引導人員快速取檔、短時間內完成全館室盤點、出庫入庫管理、借閱歸還管理等。通過采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，完成電子存儲，數字化檔案管理系統實現了電子檔案的收集、整理、利用、管理、安全等功能。這兩大系統為檔案管理帶來了諸多優勢，使檔案管理更簡單。
二、檔案利用更便利
檔案利用工作要以用戶為中心，在滿足利用者需求的同時，還要兼具簡便性。智能檔案室建設完成后，能夠根據特定利用者的需求，通過一定的方式、方法高效提供檔案信息，讓檔案利用更便利。如利用者需要利用實體檔案，則智能檔案室可以更高效地完成查詢以及借閱等工作，使用戶更快得到所需的檔案，大大縮短了等待時間。如利用者需要使用數字檔案，則可以隨時隨地遠程檢索查閱相關檔案，讓用戶“少跑路，多辦事”！
三、檔案安全有保障
近年來，檔案安全問題備受關注，智能檔案室建設方案以預防先于補救的原則，采用環控系統及安防系統等措施來保護檔案。環控系統主要包括智能區域環境控制器、空調、智能恒濕消毒凈化一體機、新風機、空氣質量云測儀等設備，安防系統主要包括煙霧檢測儀、七氟丙烷滅火器、攝像機、紅外傳感器、門禁等設備，一旦發生異常情況將出現報警提示，及時進行處理，做到未雨綢繆，避免檔案檔案受到威脅。
四、時間、人力都更節省
在傳統檔案室中，需要大量人工分散了解各個設備的情況、檔案的狀態等，而在智能檔案室建設方案中包括一體化管理平臺，一體化管理平臺能夠對館室內多個子系統進行集成，檔案情況、環境情況、報警信息一目了然，即使無人值守，也能隨時了解各個系統運行狀態。可以看出，通過安裝一體化平臺，實現統一、集中管理，提高了管理效率、提高管理及時性、降低運維人員的投入，從而大大節省時間和人力。
以上和大家分享了智能檔案室建設方案的內容及優勢，相信大家對智能檔案室有了進一步的了解，各個單位在建設智能檔案室時，應選擇專業的建設廠家，并與廠家深入溝通，確保檔案館智能化建設方案的合理性，確保方案符合使用需求，使各個系統的優勢得到充分發揮，促使檔案管理效果更佳。
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