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智能檔案室建設解決方案,成功為管理人員減負減壓!

2023-12-15 17:15:11 來源:花都集團 閱讀數:1094

      在檔案數量不斷增加以及檔案管理方式落后等多重因素的作用下,檔案管理人員的工作負擔和壓力越來越大,很顯然,傳統檔案室已不再適用。隨著科學技術的不斷發展,智能檔案庫房漸漸映入大家的眼簾,它是傳統檔案室的升級與創新,其給檔案管理帶來新的契機和深遠影響,切實革新了檔案管理方式,大大減輕人員的工作量,受到了各個單位的青睞。本文來和大家淺談一下智能檔案室建設解決方案。以下是方案具體內容:

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      1、檔案裝具是每個檔案室中必備的設備,傳統檔案室多以固定架、文件柜為主,而在智能檔案室中,選擇設計安裝多組多列的智能密集架。毫無疑問,智能密集架比傳統檔案裝具的功能更強大、更先進,其具有防塵、防鼠、防光、防盜、防倒、防擠壓等安全保護功能,有力地保障著檔案及人員的安全;其實現了智能化操作,可通過語音控制架體,達到了解放雙手的效果,也可以通過點觸屏幕操控架體,大大節省了人力;其具有聲光引導人員取檔功能,有效解決了人員費時費力查檔問題。

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      2、為進一步提高檔案管理的水平、降低檔案管理難度,智能檔案室建設解決方案中搭建了RFID系統,主要包括RFID標簽、RFID智能盤點車、RFID館員工作站、RFID智能通道門、RFID檔案自助借還機,實現檔案的精準定位、高效盤點,追溯并記錄檔案被誰借走、何時借走、何時歸還等相關信息,從而確保檔案的安全性和管理精確性。

      3、環控、安防系統也是方案中的重要內容,其中環控系統主要包括智能環境區域控制器、智能恒濕凈化一體機、空氣質量云測儀、新風機、空調等設備,實現對檔案庫房的溫度、濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等一系列數據的實時準確監測,針對異常情況自動報警及調節,使得人工監管成為非必要因素,與傳統檔案室中人工頻繁巡視和控制設備形成鮮明的對比。傳統檔案室中多為老舊的監控系統、依賴人為管理、偏向事后干預,而智能檔案室建設解決方案中的安防系統包括動態視頻監控系統、防火報警系統、防盜報警系統、智能門禁管理系統等,當檔案室出現煙霧、布防時間段檢測到人員出入、無權限人員擅自闖門禁等情況時立即發出報警,并通知管理人員及時采取措施,秉承預防在先的原則、改變了以往人員長時間看守巡邏的情況,及時將安全隱患消滅在萌芽狀態,確保檔案的安全。

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      4、在檔案室中,將部署多個系統、將安裝多個設備,如何更好地管理這些系統及設備呢?一體化管理平臺是不錯的選擇!當前,一體化管理平臺已走進了多個智能檔案室中,其支持集成智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統等,實現多個子系統的集中、統一管理,達成1+1>2的效果建設出高效安全又解放人力的檔案庫房助力!

      近年來,智慧檔案室檔案管理領域主流發展趨勢智能檔案室建設解決方案智慧檔案室建設方案落地后實現了檔案管理的安全性、及時性、準確性和檔案管理的規范化、智能化,可見它對于檔案管理工作有著積極促進的作用,解決了傳統檔案管理方式下存在的種種問題成功為管理人員減負減壓!

      本文源自洛陽花都集團網站,未經允許,請勿轉載使用,侵權必究。

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