近年，多個政府單位都在積極創建數字檔案館，推進政府檔案數字化，這是因為紙質檔案數字化不僅可以優化館藏結構，實現檔案資源的有效利用和共享，還可以節約存儲空間，保護檔案原件，加速改變以往檔案管理局面，助推檔案管理工作高質量發展，下面加以分析。
一、紙質檔案數字化的必要性
1、不少政府單位表示，由于檔案歷經時間較長、加上保管不當的原因，很多檔案已經處于非常字跡模糊、破碎的狀況，如再進行多次利用，很可能造成檔案損壞或徹底消失。
2、政府單位現在多以紙質檔案為主，當需要查詢用時，必須到政府檔案室現場進行查閱，查詢過程比較繁瑣。
3、由于檔案數量的龐大，檔案查詢工作被動性的現狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務的效率和檔案價值的挖掘。
4、一般存檔的檔案資料只有一份，這份檔案一旦被借走后，其他人員只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案可能性。
5、在政府檔案室中，每份檔案都是有價值的資料，如果遇到自然或人為的災害將造成無法挽回的損失。
二、政府檔案數字化的優勢
1、節約占地空間
隨著政府單位的發展，檔案數量越來越多，檔案室存儲空間則日漸告急、需要對檔案館進行擴增，而通過將政府檔案進行拆分錄入，掃描入冊，電子化分類存儲，完成電子建檔，數字化后的檔案信息可以存儲在服務器、磁盤或其他數字化設備中，這些存儲設備的容量要比傳統檔案裝具的容量大得多，可以存儲更多的檔案信息 ，能保證未來多年數字化檔案的進館需要，進而大大節省了實際占地空間。
2、實現高效查詢利用
由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心，實現了網上查檔、掌上查檔、異地查檔、跨館服務等查檔方式，一份檔案可以同時提供給所有需要它的人共享，可見查詢利用變得非常簡單，大大縮短查詢時間，提高檔案利用率，真正讓人員做到足不出戶便可知曉天下大事，改變了以往查詢難、利用難的局面。
3、增強對檔案的保護
若將紙質檔案反復借閱歸還，勢必加速檔案破損，不利于保護檔案原件。紙質檔案轉為數字化電子檔案后，實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存原件檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以更大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。另外，數字化檔案館可以配備防火墻、入侵檢查、漏洞掃描、安全審計等安全設備，并可將數字化檔案進行備份，更好地保障數字檔案的安全，避免受到自然或人為因素的損害。
檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，政府檔案數字化是檔案信息化建設基礎的工作，將傳統紙質載體檔案技術加工為數字檔案形式，將節約占地空間、改變以往檔案管理局面、增強對檔案的保護，優化再造檔案管理流程，助推政府單位大力發展。
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