對于企事業(yè)單位來講，檔案管理是一項極其重要且又繁雜的工作，特別是面對日益繁多的檔案資料和越來越高的管理要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以勝任，新的檔案管理模式亟待應(yīng)用。隨著智能技術(shù)的不斷升級，檔案信息化和RFID技術(shù)逐漸進入大眾視野。今天小編就要帶大家認(rèn)識下檔案信息化和RFID技術(shù)，以及RFID技術(shù)在檔案信息化中的應(yīng)用。
一、傳統(tǒng)檔案管理模式有哪些局限性？
（一）管理缺乏整體性
傳統(tǒng)檔案管理模式未能設(shè)置專門的檔案管理部門和專職人員，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏集中性和統(tǒng)一化管理，很容易出現(xiàn)檔案分散到各自部門單獨管理的情況。此外，由于不同部門的檔案管理水平和要求不一致，更容易阻礙檔案的統(tǒng)一化部署，嚴(yán)重情況下還會出現(xiàn)檔案損壞和丟失的情況。
（二）管理缺乏高效性和利用性
傳統(tǒng)檔案管理更加重視對于實體檔案的整理和管理，缺乏對于檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)的利用，同時檔案整理和管理的效率也比較低。具體來講，一是對檔案的內(nèi)容利用較少。在我們的日常工作中，很多實體檔案只有一份，當(dāng)檔案外借或占用時，其余人無法同時利用到該資源，降低了利用率；二是對檔案的數(shù)據(jù)利用較少。傳統(tǒng)檔案管理缺少高效率的盤點工具以及功能完善的管理系統(tǒng)，無法對檔案的上下架、出入庫數(shù)據(jù)以及借閱歸還等使用數(shù)據(jù)進行及時統(tǒng)計和分析，從而無法得出有效的管理結(jié)論，無法為檔案管理人員提供科學(xué)的決策參考；三是對實體檔案的盤點管理效率低下。傳統(tǒng)的檔案管理即便借助紙質(zhì)條形碼標(biāo)簽和掃碼槍管理，也無法與應(yīng)用了電子標(biāo)簽的智能檔案管理相提并論，無法滿足用戶大批量和急切的借閱需求。
二、什么是檔案信息化以及檔案信息化帶來的優(yōu)越性
檔案信息化主要指兩方面，一是數(shù)字化，即將各種傳統(tǒng)檔案和檔案目錄信息利用掃描和OCR識別轉(zhuǎn)化等方式，從模擬信息轉(zhuǎn)移為數(shù)字信息，并進行科學(xué)的管理和利用；二是網(wǎng)絡(luò)化，這是應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息傳遞和共享的過程。數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)和前提，網(wǎng)絡(luò)化能夠加快實現(xiàn)檔案信息資源的開放、共享，并提升檔案資源的價值。
那么，信息化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理方式有哪些優(yōu)勢？一是安全性，信息化可以在很大程度上降低實體檔案的外借頻率，從而減少實體檔案的損耗，同時也可以避免外借過程中的丟失；二是高效的數(shù)據(jù)利用效率，信息化可以使讀者對于檔案數(shù)據(jù)的查詢和在線閱覽更為便捷，同時管理人員也可以提升對于檔案數(shù)據(jù)的利用效率，使得管理工作更及時更科學(xué)有效。
三、RFID技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用
RFID即英文單詞Radio Frequency Identification的縮寫，中文翻譯：無線射頻識別，這是自動識別技術(shù)的一種，它通過無線射頻方式進行非接觸雙向數(shù)據(jù)通信，利用無線射頻方式對電子標(biāo)簽進行讀寫，從而達到識別目標(biāo)和數(shù)據(jù)交換的目的，其被認(rèn)為是21世紀(jì)最具發(fā)展?jié)摿Φ男畔⒓夹g(shù)之一。RFID技術(shù)在檔案盤點、檔案管理、檔案智能追蹤等方面都擁有著極大的優(yōu)勢，應(yīng)用在實體檔案管理和檔案信息化當(dāng)中將起到極大的作用。
RFID技術(shù)的優(yōu)勢：
1）識別效率高：在檔案庫房中，大量RFID標(biāo)簽可被讀寫器同時、快速、批量讀取，一次可讀取數(shù)百枚甚至數(shù)千枚標(biāo)簽，同時讀取距離可以實現(xiàn)4米以上，識別效率高；
2）可實現(xiàn)智能追蹤：未被授權(quán)的檔案標(biāo)簽在帶離庫房經(jīng)過RFID智能通道門禁時會進行報警，并被進行事件記錄，能夠保障檔案的安全性；
3）設(shè)備使用壽命長：RFID標(biāo)簽具有防水、防磁、防腐蝕、耐高溫的特點，目前一般的標(biāo)簽保存時間都可以達到幾年、十幾年甚至幾十年。
4）系統(tǒng)功能強大：RFID系統(tǒng)具備較強的智能性，無論是檔案的上下架、出入庫管理都可以做到全流程管理，自動進行事件記錄。同時對于檔案的目錄管理、分類管理和著錄管理等都做了完善的功能。
RFID技術(shù)是對檔案的信息化的有力補充，完善了信息化與實體檔案管理的綁定工作，做好了電子文件的實體位置快速定位，快速查閱，同時也做好了實體檔案的快速盤點和高效管理，進一步提升檔案數(shù)據(jù)的利用效率。RFID技術(shù)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用能夠快速推動檔案智能化管理的進程，能夠提升用戶的使用體驗，實現(xiàn)個性化的檔案服務(wù)，進而實現(xiàn)全民樂享檔案內(nèi)容的目標(biāo)。洛陽花都集團創(chuàng)始于1992年，專注于智能檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和服務(wù)，沉淀檔案行業(yè)30年，產(chǎn)品從用戶出發(fā)，更易用更好用，感謝閱讀，期待與您的合作。
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