以往在檔案出入庫操作中，一旦出庫未進行授權、歸還不到位甚至未歸還時，就會出現檔案實體的位置信息與檔案系統中所著錄的位置信息不對應的現象，且難以通過人工進行調整，從而使檔案石沉大海。從利用的角度來講，查不到檔案和檔案丟失在結果上是等同的，因此為了讓檔案管理更加有序，則需采用豪華型移動密集資料架以及RFID技術使檔案管理進行一些改變。
一、采用豪華型移動密集資料架
由于傳統檔案裝具存在穩定性差、功耗高、操作不便捷等問題，一些檔案館將老設備更換為了豪華型移動密集資料架，豪華型移動密集資料架又稱智能密集架，它穩定性強、功耗低、操作便捷、節省空間，不僅可以將檔案有序的存儲，還具有聲光引導功能，幫助人員快速尋找到所需檔案，確保檔案有序查找，具有很好的實用價值。
二、采用RFID射頻識別技術
1、RFID技術下的檔案入庫管理
RFID射頻識別技術能夠對模塊中儲存的編號進行自動的有效識別，所以在儲存的編號跟模塊能夠完美匹配。新檔案的入豪華型移動密集資料架中時，利用智能化的操作平臺進行RFID標簽的寫入，使每一份檔案的標簽中顯示著檔案的分類、檔案的名稱、檔案標號、檔案入檔時間、檔案儲存年限和保密等級等信息，通過 RFID 標簽的寫入和粘貼，確保檔案入庫更有秩序。
2、RFID技術下的檔案查閱管理
人員可以通過檔案編號或者檔案名稱等信息的查詢，可快速的從檔案信息數據庫中提取儲存信息；在具體進行相關檔案的出庫時，檔案管理人員在終端發出出庫指令，然后RFID智能密集架中檔案儲存位置的指示燈亮，便于人員進行檔案的調取。
3、RFID技術下的檔案盤點系統
RFID技術的應用，使檔案的盤點變得簡單有效。在管理人員通過檔案管理系統發出盤點的指令后，RFID讀寫器就可以對檔案的信息進行快速的收集整理，將收集的信息跟中心數據庫的數據進行比對，及時發現問題。在發現收集的檔案信息跟中心數據庫的信息不吻合時，需要檔案管理人員及時的進行信息的修改和完善，盡快完成檔案盤點工作。高效完成檔案的盤點有利于檔案入庫和出庫的完成，促進檔案管理系統的高效運行，滿足人們對于檔案的調用需求。
4、RFID技術下的銷毀、防毀管理系統
RFID標簽中存儲著檔案的保存時間，在檔案到達保存期限后，管理系統會在終端中發出銷毀提示。在基于RFID技術下的檔案管理系統中，還可以做到對檔案的防毀，RFID射頻識別系統能夠控制模塊信息對檔案進行監督控制，在檔案完成調檔進行歸還時，檔案管理人員需要檢查檔案的物理特性，以確保檔案的完好性，利用RFID的信息監控功能，可以及時對信息異常的檔案進行提示，便于管理人員進行處理，極大的維護了檔案的安全性。
5、RFID技術下的檔案防盜安全管理
檔案管理系統中，所有的檔案都在RFID標簽信息的管理下，在某一份檔案被取出的時候，豪華型移動密集資料架會將檔案取出的信息反饋給管理系統，如果管理系統并沒有傳達出檔案的調檔命令，這就屬于檔案的離開異常，相應的監控模塊就會被快速激活，引發相應的警報并進行報警處理。不僅如此，當檔案即將被帶出檔案室路過智能門禁時，門禁就會對檔案的權限進行檢測，如果檢測不通過就會出現報警，從而達到檔案系統的自動防盜保護，檔案管理系統在應用RFID技術后，檔案的保密性和防盜安全性得以提高！
在檔案庫房中，添加豪華型移動密集資料架以及RFID技術，使檔案管理更加有秩序，從而推動庫房檔案管理水平的提升，使檔案庫房管理走上新的臺階。
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