在傳統的檔案館管理工作中，更多的是針對實體資源進行保存和使用，不便對內容查詢和檢索等工作的開展，檔案管理模式一直處于較為單一、老舊的形式。檔案館專用電動智能密集柜、安全保障體系、數字化檔案管理體系、一體化平臺等促進檔案館智能化建設，實現了檔案館中設備的統一管理，實現了紙質檔案數字化集中統一管理，本文加以分析。
一、檔案館專用電動智能密集柜是什么？
檔案館專用電動智能密集柜是大型檔案存儲裝具，它具有極強的語音交互能力，打通了用戶與檔案裝具之間的溝通通道，工作人員只需對檔案館專用電動智能密集柜發出口令即可實現架體進行移動，從而查找目標檔案，可見它為檔案管理工作帶來了更多的可能性、帶來了全新的體驗！另外其具有防擠壓保護功能，架體內配有防擠與落物檢測模塊、人頭檢測模塊，確保管理人員的人身安全。
二、檔案館—安全保障體系
紅外入侵系統、門禁管理系統和視頻監控系統一起構成了檔案館的安全防范系統。在庫房外門、窗戶、重要位置安裝紅外雙鑒探測器，設定好報警主機的布防、撤防時間，實時監測在布防時間內人員的非法入侵。門禁管理系統是根據庫房安全技術防范管理的需求，采用身份識別技術，同時結合計算機技術、控制技術和網絡通訊技術，對需要控制的各類出入口，按各種不同的通行對象及其準入級別對其進出時間、通信位置等實施實時控制與管理，并具有報警功能，實現對出入口人員的進出行為，實施分布式控制管理。視頻安防監控系統可以及時地傳送活動圖像信息，利用攝像設備，值班人員通過控制中心的監視器可以直接觀察、監控現場的情況，可以控制攝像機改變角度、方位、鏡頭焦距等，也可通過網絡將圖像信息提供給上級，以便隨時掌握監控現場的真實情況，并可以通過錄像設備進行記錄取證。
此外在檔案館中增設智能化消防系統，在面臨突發災害時，能夠對檔案庫房起到保護作用，將傷害降低到最小，降低對檔案資料的損壞程度，也是為檔案庫房中的資源提供安全保障。
視頻監控系統應與智慧檔案綜合運行管理平臺進行數據對接或建立獨立的遠程監控管理平臺，當紅外入侵報警系統、門禁管理系統和十防監控系統其它子系統發生報警時，方便值班人員能快速打開實時監控畫面，了解具體情況。
三、檔案館—環境控制體系
環境控制體系是庫房中重要的組成部分，環境控制體系包括智能區域控制器、恒溫恒濕系統、新風系統、空氣質量監測系統等，能對檔案館內各個環境參數達到良好的檢測，協調控制檔案館內的環境參數，使檔案館內的環境條件能夠適宜檔案資料的長期保存。
四、檔案館—數字化檔案管理平臺
在庫房中搭建數字化檔案管理平臺后，對檔案拆分錄入，掃描入冊，電子化分類存儲，完成電子建檔，實現紙質檔案數字化集中統一管理，方便資源共享，資源價值利用最大化。可對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、加密、統計、查閱等方面進行全過程控制和規范化管理；規范檔案借閱流程，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；進一步保障檔案安全性。同時，系統覆蓋多種途徑在線檢索方式和標簽組合形式，能根據關鍵詞快速檢索到用戶想要的檔案資源及其它相關資源。
五、檔案館—一體化管理平臺
檔案庫房一體化管理平臺包括消息中心、檔案管理、動環監測、實時監控、3D庫房、基礎數據管理等，這些數據維度，能夠讓管理者即刻直觀的看到庫房及檔案管理情況等信息，讓檔案管理更便捷。
可見，檔案館專用電動智能密集柜、安全保障體系、環境控制體系、數字化檔案管理平臺、一體化管理平臺在檔案庫房中起著重要的作用，將檔案安全、檔案保護、檔案的高效利用真正落實到位，以實現檔案的真正價值。
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