為了解決檔案庫(kù)房中檔案管理人員不足但是檔案數(shù)量持續(xù)增加二者之間的矛盾，就需要基于目前快速發(fā)展的信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房信息化建設(shè)，通過(guò)構(gòu)建智能檔案庫(kù)房的方式，以提升檔案管理中的“收、管、用、存”的能力。本文來(lái)和大家共同探討檔案全流程智能化管理相關(guān)問(wèn)題。

一、檔案的智能化出入庫(kù)

在單位中構(gòu)建智能檔案庫(kù)房，可以通過(guò)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用來(lái)提升檔案管理工作效率，解決一直存在的矛盾問(wèn)題。在檔案全流程智能化管理中，實(shí)現(xiàn)了實(shí)現(xiàn)檔案的智能化出入庫(kù)，針對(duì)需要入庫(kù)的新建檔案，對(duì)其類別、年度等信息進(jìn)行編目，并經(jīng)過(guò)終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，然后在中心數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，便于系統(tǒng)其他模塊可以調(diào)用。

二、檔案的智能化查詢

在檔案全流程智能化管理中，實(shí)現(xiàn)了檔案的智能化查詢。在需要查詢所需檔案資料時(shí)，通過(guò)查詢管理子系統(tǒng)對(duì)檔案編目號(hào)進(jìn)行查閱，然后由系統(tǒng)下達(dá)此編目號(hào)檔案的出庫(kù)指令，由自動(dòng)識(shí)別模塊根據(jù)指令要求來(lái)確定其儲(chǔ)位編號(hào)，在檔案出庫(kù)時(shí)還可以通過(guò)出庫(kù)口的RFID閱讀器對(duì)出庫(kù)檔案信息進(jìn)行讀取并核對(duì)，在確定無(wú)誤之后記錄檔案的出庫(kù)時(shí)間，否則就會(huì)通過(guò)監(jiān)控模塊向警報(bào)模塊發(fā)出信號(hào)，并由警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。

三、檔案的智能化盤點(diǎn)

在檔案全流程智能化管理中，實(shí)現(xiàn)了檔案的智能化盤點(diǎn)。在此信息管理模塊中的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令之后，RFID閱讀器就會(huì)對(duì)檔案信息和對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)位信息進(jìn)行收集，然后上報(bào)到中心數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)，針對(duì)其中異常的信息提醒管理人員通過(guò)手持式閱讀器進(jìn)行人工現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)工作，將核對(duì)之后的信息重新輸入系統(tǒng)中。

另外，通過(guò)智能檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)中的安全管理子系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)情況，針對(duì)出現(xiàn)的異常情況發(fā)出異常警報(bào)，避免出現(xiàn)檔案被損壞或被盜等問(wèn)題。

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