檔案是各大院校和企事業(yè)單位發(fā)展中必不可少的資料，同時(shí)這些檔案在日后的工作中也會(huì)有極其重要的作用，所以檔案管理工作在各大單位中都是一項(xiàng)很重要的部分。不過很多單位由于檔案資料產(chǎn)出的速度很快，檔案的數(shù)量也是非常龐大的。我們知道檔案資料的數(shù)量越大就越加難以管理。

目前很多單位使用的是文件柜或者貨架的形式進(jìn)行檔案存放，在以往這些方式可以從一定程度上滿足檔案的管理存放工作，但隨著社會(huì)發(fā)展和各自單位檔案資料的劇增，很多以往的管理方式越來越力不從心。往往越是大規(guī)模的檔案庫越是經(jīng)常出現(xiàn)檔案的缺失、損壞等情況。相比之下一些采用密集架作為檔案庫房設(shè)備的單位相對(duì)管理的更加有序，因?yàn)槊芗茏鳛橐环N專門的檔案管理存放工具，在檔案管理工作中是更加有力更加高效的。

所以面對(duì)大量的檔案資料，建設(shè)檔案室密集架是很有必要的。首先從存放量上檔案室密集架最大化的利用了庫房的空間，使同一個(gè)房間在使用密集架的情況下存放的檔案量更多甚至是數(shù)倍的增加。同時(shí)密集架在結(jié)構(gòu)和儲(chǔ)存空間上的分區(qū)更加分明，這樣在面對(duì)大量資料的時(shí)候可以更好的進(jìn)行分類保存，不同種類或者部門的檔案資料可以放在不同的列或者組內(nèi)，可以保持各方面檔案資料不混亂。

與此同時(shí)，檔案資料存放在密集架內(nèi)可以有效做到防塵防鼠等功能，而且密集架可以配備智能管理、消防、通風(fēng)、恒溫恒濕系統(tǒng)，所以如果想建設(shè)一項(xiàng)專業(yè)的檔案管理庫房，采用密集架是很有必要的。