與傳統檔案館相比，數字檔案館與之有著很大的區別。數字檔案館建設后，檔案管理業務流程將固化在電子檔案管理系統中，實現數字檔案資源的自動化管理，大幅度提高檔案管理效率，明顯提升企業檔案管理質量，使檔案信息在企業經營管理活動中的支撐效應得到放大，下面進行加以闡述！

一、數字檔案館明顯提升企業檔案管理效率

      數字檔案館將檔案管理業務流程固化在電子檔案管理系統中，實現檔案的收集、鑒定、整理和數字檔案資源保管、利用等的自動化，管理效率明顯提升。據相關統計，數字檔案館建設、實施之后，檔案管理效率是原先的4倍，需要4人管理的檔案只需1人就能勝任。

二、數字檔案館明顯提升企業檔案管理質量

      （1）數字檔案館提升檔案歸檔鑒定質量

      數字檔案館將保管期限表嵌入電子檔案管理系統，通過多種匹配技術，實現保管期限劃分的自動化，避免了由于不同檔案管理員在技能上的差別形成的保管期限劃定的差異和人為干擾，使檔案保管期限劃定一致性大為增強，歸檔時鑒定質量明顯提高。

      （2）數字檔案館提升檔案整理質量

      數字檔案館將檔案整理規則嵌入電子檔案管理系統，大幅度降低檔案管理人員對檔案整理規則理解的偏差，使檔案整理質量大為提高。應用電子檔案管理系統，實現元數據自動采集，可大幅度降低元數據錯誤率。

      （3）數字檔案館提升檔案保管質量

      在檔案保管方面，數字檔案館實現檔案出入庫、人員出入庫的自動化登記，檔案安全得到有效保證；數字檔案館實現溫濕度自動記錄和調控，使檔案保管環境得到持續維護，有利于檔案保管。

三、數字檔案館使檔案信息在企業經營管理活動中的支撐效應得到放大

      數字檔案館建設，能夠大幅度提高檔案信息檢索速度，提高檔案信息查詢查全準確率，使員工檢索檔案更加方便，員工利用檔案的積極性進一步提高，使檔案信息在企業經營管理活動中的支撐效應得到放大。

      例：在實施數字檔案館前，利用一份檔案需經過目錄查找、手工審批、復印等5至6個環節，從申請到取得檔案要4個小時，檔案利用極為不便。但在建成數字檔案館之后，員工通過網絡利用檔案，檔案信息檢索、申請、審批等均在網上完成，利用時間只有不到1分鐘，有的檔案信息獲取時間甚至下降至秒級，從而大幅度降低企業檔案信息獲取成本。由于員工利用檔案更加方便，員工利用積極性明顯提高，工作中遇到難題首先找檔案，檔案利用量得到增長，電子檔案管理系統成為員工離不開的系統，檔案為企業經營管理提供了大量的支撐和服務，得到了員工的好評，也為企業創造了可觀的經濟效益。

      近年來，不少單位都開展數字檔案館建設工作并投入使用，檔案工作效率得到了大幅度提升，檔案工作較好地支持著主業的發展，檔案部門地位有了較大的提高，檔案人員也得到了成長，為企業帶來諸多效益，一舉多得！

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