檔案是學校的寶貴財富，檔案工作是學校重要的基礎性工作，是反映和衡量學校整體水平的一個重要標志，學校檔案室的發展是學校長久發展不可或缺的一部分，因此建設學校智慧檔案室具有一定的必要性和緊迫性。隨著新興技術的廣泛應用，各個學校紛紛開展了智慧檔案館的建設工作，力求解決現有檔案管理中存在的問題，助力學校檔案管理工作水平得到進一步提高，為學校的發展添磚加瓦！

一、建設學校智慧檔案室，需要哪些設備？

      在建設學校智慧檔案室時，并不是毫無準備的情況下就展開工作的，各個單位需要尋找專業的智慧檔案室建設廠家，將自身需求、自身預算以及檔案室大致情況告知廠家，專業的廠家將因地制宜、結合實際情況出具設計方案。通常情況下，智慧檔案室建設需要以下設備：

      1、顧名思義，智慧檔案室是管理檔案的場所，那么與檔案相關的先進設備和技術是必不可少，如智能密集架、數字化檔案管理系統、RFID標簽、RFID智能書車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等。

      2、為保障檔案的安全，多個環控設備、安防設備走進了智慧檔案室中，如智能恒濕凈化一體機、空氣質量云測儀、新風機、智能區域環境控制器、攝像機、七氟丙烷滅火器、煙霧傳感器、紅外傳感器、門禁等設備。

      3、傳統檔案室管理模式比較落后，無法實現省時省力、高效統一的管理模式。在智慧檔案室中，一體化管理平臺是不可缺少的設備，其實現了多個系統的集成，實現多系統的統一集中管理，更能靈活的適應各種情況、更方便相應工作的開展。

二、建設學校智慧檔案室，帶來哪些優勢？

      1、高效性和便捷性：建設學校智慧檔案室后，大量實體檔案不再無處可存，而是實現了有序安全存儲，實現了檔案的快速查詢、檢索，實現了檔案的精準定位、快速取檔、高效盤點，節省了大量時間和人力成本；智慧檔案室支持對實體檔案進行數字化，完成電子存儲，并具備電子檔案的全生命周期管理，使檔案管理更加方便和快捷。

      2、提高檔案的安全性：智慧檔案室能夠實時監測、準確顯示以及及時調控檔案室的溫度、濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等，為檔案建立適宜的環境；智慧檔案室建立了嚴格的安全措施，工作人員可及時地掌握檔案室情況，更快消除安全隱患，防止檔案信息泄露、防止檔案丟失損壞。

      3、檔案室管理模式更新穎：建設學校智慧檔案室后，實現了一體化管理平臺與智能密集架、RFID系統、數字化檔案管理系統、環控系統、安防系統等系統的整合和互聯互通，摒棄了傳統分散管理的模式，整個檔案室的管理模式更加新穎，為檔案管理人員帶來不一般的工作體驗，對檔案室升級起到巨大的推動作用！

      近年來，多所學校在如火如荼的建設學校智慧檔案室，大學智慧檔案館的建設并不是對傳統檔案室簡單的改變，而是以新技術、新設備、新理念為導向的全新檔案室，檔案存儲、查詢、取檔、借閱管理、出入庫管理以及檔案安全等環節都作相應的變化調整，促管理水平提高再提高，為學校的發展添磚加瓦、為學校的發展提供更多可能。

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