智能密集架之所以在智能檔案管理這一領域廣泛受到歡迎,除了其本身的外觀、功能、軟硬件設備上的優勢,更具特色的是檔案室專用智能密集架融合了RFID技術。但你真的了解RFID技術嗎?密集架廠家經過多年經驗沉淀,現為大家普及關于RFID技術的小知識。
一、傳統檔案管理缺陷
以往檔案數量不多、規模不大時使用傳統檔案管理方式或許還行得通,但近年來,隨著經濟社會發展,檔案規模迅速龐大,使用傳統檔案管理手段所導致的問題更為突出。
(一)檔案存放次序易打亂
傳統檔案管理操作具有隨意性和錯誤性,檔案存放的次序很容易被打亂,后期需要調取檔案時查找更加困難。
(二)檔案整理難度大
傳統檔案管理方式利用人工對檔案進行編碼,整理起來既繁瑣又費時,檔案數量龐大使得檔案入館后難以得到及時地整理與歸檔,后期調用時困難度更大。
(三)檔案盤點方式效率低
傳統檔案管理方式只清點檔案盒,人工盤點、手寫登記效率低下,若要完成整館盤點,將會是一項十分龐大的工程。
(四)失效檔案管理滯后
由于無法一鍵盤點和查詢,許多已經過了保存期限的舊檔案仍然留存在館中,占用大量貨架空間,導致檔案數量越來越龐大而無法實施有效管理。
二、RFID技術為智能密集架再添“神器”
在國家及行業有關庫房管理建設的標準規范和總體框架下,檔案庫房“十防”管理要求充分利用RFID技術,在現有檔案室專用智能密集架基礎上增加RFID盒定位功能,提高檔案工作效率,確保檔案的完整性、連續性和安全性。
(一)檔案出入庫更智能
檔案通過RFID盒可實現定位功能,實現快速出入庫,同時可以通過智能系統終端自動發送檔案的出入庫記錄,避免以往傳統人工手動登記的繁瑣,自動化功能更顯智慧。
(RFID手持盤點機)
(二)檔案管理更具安全性
一方面,可在庫房中安裝RFID智能通道門禁,利用超高頻RFID射頻技術,對RFID標簽快速批量識別,實現對出入檔案精準識別,聯動報警的功能;采用紅外觸發讀取模式,實現人流統計功能。另一方面,RFID檔案室專用智能密集架是封閉式管理,只提供經過授權的工作人員進行查看和調動,極大程度保護檔案安全。同時,在檔案儲存中使用RFID系統,通過信息和數據的形式儲存檔案,做到有據可查,有跡可循。
(RFID智能安全門禁)
(三)檔案實現全流程可追溯
RFID技術使每份檔案有自己的“專屬名片”,“一檔一芯”的技術可以實現檔案的出入庫、上下架、盤點、調動等全流程追溯,全過程留痕,使檔案使用更為科學化、專業化。
(館員桌面讀寫器)
(四)實現檔案無序存放、有序管理
RFID技術可以輕松進行檔案盤點,每秒鐘可掃描千萬份檔案,最快速度實現全館地檔案盤點,極大程度提高工作效率,同時,一鍵讀取、定位到盒的技術實現檔案的無序存放、有序管理,準確率保持100%。
依靠RFID技術的智能檔案管理系統得到了極大的優化,在檔案室專用智能密集架基礎上,運用RFID技術提高檔案工作人員的工作效率,使檔案管理工作也有了質的提升。智能密集架的出現和使用使RFID技術的應用價值更大,檔案管理實現了真正意義上的數字化、科學化。
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