伴隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，智能化檔案室逐漸成為檔案室的新形態(tài)、新方向，建設(shè)智能檔案庫(kù)房是促進(jìn)單位發(fā)展的重要舉措，同時(shí)也是推動(dòng)檔案管理工作提升、跨越的有力抓手，因此越來(lái)越多的單位對(duì)于檔案室建設(shè)的需求和投入逐步加大。下面來(lái)和大家詳細(xì)分析建設(shè)智能化檔案室的優(yōu)勢(shì)。
一、智能管理
在檔案數(shù)量逐漸增多、檔案管理方式落后的情況下，隨之而來(lái)的是檔案管理復(fù)雜化、繁瑣化、低效化，而建設(shè)智能化檔案室，安裝投入智能密集架、RFID系統(tǒng)等設(shè)備，即可實(shí)現(xiàn)檔案管理更高效化、科學(xué)化、規(guī)范化、智能化，具體如下：
智能密集架支持大量檔案的存儲(chǔ)，同時(shí)其內(nèi)部嵌入檔案管理系統(tǒng)，通過檔案管理系統(tǒng)，可編輯檔案的名稱、類別、位置等信息，可實(shí)現(xiàn)檔案的搜索、查詢以及對(duì)密集架的操控。
RFID系統(tǒng)主要包括RFID標(biāo)簽、檔案自助借還機(jī)、RFID館員工作站、RFID智能盤點(diǎn)車、RFID智能通道門等設(shè)備。檔案自助借還書一體機(jī)具備自助借檔、還檔、續(xù)借和逾期查詢功能，大大簡(jiǎn)化了檔案借還處理流程，提升借還效率，降低工作人員的工作強(qiáng)度。RFID館員工作站具有RFID標(biāo)簽編制、讀寫集成、檔案借還、檔案查詢等功能，促使檔案管理更便捷。RFID智能盤點(diǎn)車具有快速盤點(diǎn)功能，大大提高盤點(diǎn)的效率和正確率；RFID智能通道門對(duì)實(shí)現(xiàn)對(duì)出入檔案精準(zhǔn)識(shí)別，聯(lián)動(dòng)報(bào)警的功能，大大降低檔案丟失的隱患。
二、智能防護(hù)與治理
檔案庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)與治理意義重大，依據(jù)相關(guān)制度，建設(shè)智能化檔案室須符合十防要求，即防火、防盜、防高低溫、防潮濕、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉。
建設(shè)智能化檔案室，安裝投入智能密集架、溫濕度傳感器、漏水報(bào)警器、空調(diào)、恒濕消毒凈化一體機(jī)、空氣質(zhì)量云測(cè)儀、智能區(qū)域環(huán)境控制器、新風(fēng)機(jī)、紅外探測(cè)器、煙霧檢測(cè)儀、七氟丙烷滅火器等、門禁設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)智能防護(hù)與治理。
其一，智能密集架具有防塵、防鼠、防盜、防倒、防擠壓、防光等多種安全保護(hù)功能。其二，智能區(qū)域環(huán)境控制器支持集成多個(gè)設(shè)備，能夠?qū)崟r(shí)顯示并監(jiān)測(cè)檔案室溫度、濕度、TVOC、PM2.5、甲醛、CO2濃度等數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)生成動(dòng)態(tài)折線圖、餅狀圖、柱狀圖等，異常情況下及時(shí)報(bào)警，支持手動(dòng)、自動(dòng)開啟/關(guān)閉相關(guān)設(shè)備，從而更有效地治理檔案庫(kù)房的環(huán)境。其三，紅外探測(cè)器通常安裝于庫(kù)房重要出入口，設(shè)定好報(bào)警主機(jī)的布防、撤防時(shí)間，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)在布防時(shí)間內(nèi)人員的非法入侵，異常情況時(shí)觸發(fā)報(bào)警；煙霧檢測(cè)儀以及七氟丙烷滅火器相搭配，做到及時(shí)預(yù)警、高效滅火，防止事態(tài)擴(kuò)大；在檔案室安裝智能門禁后，通過身份驗(yàn)證的人員方可進(jìn)入，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)記錄人員進(jìn)出庫(kù)房信息，為追溯查詢提供依據(jù)。
由此可見，建設(shè)智能化檔案室，需要安裝多種智能化設(shè)備，這不僅僅提高了檔案工作效率、減輕了工作負(fù)擔(dān)，還達(dá)到了節(jié)能減排的效果，有效避免資源的浪費(fèi)，從而實(shí)現(xiàn)智能管理、防護(hù)、治理。如需獲取檔案館智能化建設(shè)方案，歡迎前來(lái)咨詢。
本文源自洛陽(yáng)花都集團(tuán)網(wǎng)站，未經(jīng)允許，請(qǐng)勿轉(zhuǎn)載使用，侵權(quán)必究。
