檔案是傳承歷史和記錄事實的基礎載體,在我們每個人的生活周邊都存在著大量重要檔案,例如人事檔案、學籍檔案、紅頭文件、住建部建筑檔案、居民健康檔案、住院病歷檔案、司法檔案等,它們大部分需要保管30年以上,且關乎著社會穩定和發展。而且我們知道,現存檔案使用到最多的載體便是紙張,紙張是有使用壽命的,在不適宜的溫濕度、酸度以及光照等情況下都會減短其使用壽命,因此,監測并控制檔案庫房中的環境溫濕度、酸度以及光照等情況對于檔案保管工作意義重大。
那么,什么樣的溫濕度環境最適合紙質檔案保管呢?據研究顯示,紙質檔案的保管溫度需要控制在14℃至24℃范圍內,其中冬季溫度要≥14℃,夏季溫度要≤24℃;相對濕度需要控制在45%~60%,其中冬季濕度要≥45%,夏季濕度要≤60%。同時,在日常管理中,要確保每天溫度的波動幅度不能超過±2度,相對濕度不能超過±5度。
目前我國在檔案環境監控方面存在哪些不足?
一是相關單位不夠重視。未設立健全的管理制度,工作人員全憑個人感覺或過往經驗進行管理工作;二是部分檔案工作人員缺乏專業度,不能很好的掌握檔案保管的合理環境要素,也不會定期記錄庫房內的溫濕度數據,導致最終環境數據不全或者無規律性,進而難以進行科學的評估和分析;三是庫房的環境監控工作不夠智能化。很多單位沒有采用智能環境監控系統,都是靠手工操作,例如手動操作空調、加濕除濕機等設備的開關,手工記錄環境數據,這樣會導致管理效率低下,出錯率高,且采集數據不規范不科學,設備在下班期間無人值守整夜運轉,容易造成電力等資源浪費,加速設備損耗和老化,更嚴重的是,如果未能及時處理掉發現的火情、漏水等情況,損失將是巨大且無可挽回的。
面對上述不足,若想改變現狀或者提升管理效率,就需要采用專業廠商提供的環控定制方案,通過智能的環境監控系統來監測和管理檔案庫房。智能環境監控系統都涉及哪些設備?
首先是環境監測設備,也可以稱之為環境數據采集設備。這些設備可以對檔案庫房內的環境指標,例如溫濕度、氣壓、空氣質量、顆粒物、噪聲、煙霧、紫外線等數據進行采集和監測,及時發現異常并報告。常見的環境監測設備如下:
(溫濕度傳感器)
(空氣質量云測儀)
其次是環境控制設備。環境控制設備可以對上述環境因素進行干預和控制,能夠及時緩解庫房內不合理的環境因素,以達到環境治理的效果。例如空調設備可以調節庫房內的溫度環境,加濕除濕凈化一體機可以控制庫房內的濕度環境,健康防護一體機可以控制庫房內的空氣有毒有害氣體,新風機可以控制庫房內的顆粒物等。常見的環境控制設備如下圖:
(凈化除酸型除濕加濕一體機)
(壁掛式健康防護一體機)
花都環境監控系統是一套智能化環境監控系統,除了整合上述監測控制設備外,還設計了一套科學且人性化的管理邏輯,能夠實時記錄庫房內的各項環境數據,根據客戶實際管理需要,數據單位可以精確到分鐘級,數據支持留痕管理,智能備份管理,批量導出和可視化操作,實時生成動態折線圖、餅狀圖、柱狀圖等,便于管理人員進行數據管理;該系統可以動態控制設備運行,真正實現無人值守管理,進一步降低能耗和設備損耗,延長使用壽命;系統還可以進行環境異常監測,發現隱患能夠提前報警,設置分級報警機制,能夠進行電話、短信和微信報警,實時守護您的檔案安全;系統具備斷電數據記憶和系統互冗余功能,避免數據丟失和宕機風險,真正實現穩定且可靠。
(花都智能環境區域控制器)
(花都智能環境監控系統)
智能環境控制系統是一套集環境數據采集、存儲、傳輸和管理于一體的無人值守的智能化管理系統,系統的智能化程度和定制化水平直接影響客戶的使用體驗、管理效率和檔案庫房的保管安全,因此在選擇產品時除了考慮價格指數外,一定要綜合評估廠商的方案設計能力、系統研發定制能力、交付安裝能力、產品質量、軟件適配性以及可靠性檢驗等。花都集團是一家深耕檔案行業30載的品牌廠商,集設計、研發、生產、銷售、服務為一體,專注于智慧檔案庫房建設,十分期待與您的合作!
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