檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音和錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)和存儲技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的一種新的檔案信息形式，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，以數(shù)字形式存儲，以網(wǎng)絡形式相互連接，用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，可以及時提供和利用。構(gòu)建數(shù)字化檔案管理是智慧檔案館建設中基礎的內(nèi)容，智慧檔案庫房數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)電子檔案的收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用、檔案安全等全周期管理。下面來和大家分享其功能及優(yōu)勢。

一、實現(xiàn)檔案收集自動化

      智慧檔案庫房數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供多種標準接口，支持與上游業(yè)務系統(tǒng)無縫銜接，實現(xiàn)全門類檔案數(shù)據(jù)收集的自動化，電子檔案接收后，自動歸檔進行檢測，保障電子檔案的真實性、可用性、完整性、安全性。

二、實現(xiàn)快速檢索檔案

      針對海量數(shù)據(jù)，智慧檔案庫房數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標文檔，實現(xiàn)了快速檢索能力。

三、檔案門類、鑒定、銷毀全過程管控

      數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)年份、類型、全宗等多種維度自定義檔案門類；實現(xiàn)對檔案的整理、排序、編號并嚴格管控權(quán)限；開放鑒定、銷毀鑒定線上化嚴格控制保密期限；銷毀過程全紀錄，檔案回收站有保障。

四、實現(xiàn)檔案借閱與歸還管理

      公開的檔案可以直接自助借閱，有些檔案系統(tǒng)有嚴密的權(quán)限控制，允許借閱的，可以直接觸發(fā)相應的借閱流程，通過審批后即可借閱。智慧檔案庫房數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以設定借閱的時間，時間一到、即可收回權(quán)限，可以支持多人同時借閱，讓檔案的價值充分發(fā)揮。

五、實現(xiàn)數(shù)據(jù)、行為、日志鎖定

      數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可以針對系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)、用戶行為、系統(tǒng)日志進行相應的鎖定，從而滿足對內(nèi)實現(xiàn)可溯可查，對外可以滿足監(jiān)管、審計等多方面的要求。

六、支持打造一站式的檔案管理門戶

      智慧檔案庫房數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)建立一站式的檔案管理門戶，統(tǒng)一管理，所有文件可歸檔到一個檔案中心，為不同崗位、不同角色的用戶提供個性化的服務。

      由此可見，智慧檔案庫房數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的全周期管理、實現(xiàn)檔案收集自動化、實現(xiàn)快速檢索檔案、檔案門類鑒定銷毀全過程管控、實現(xiàn)檔案借閱與歸還管理、實現(xiàn)數(shù)據(jù)行為日志的鎖定、支持打造一站式的檔案管理門戶，有利于提高企業(yè)的檔案工作效率和現(xiàn)代化水平！

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