傳統(tǒng)檔案庫房大多存在管理能力不足的情況，歸納后大致有如下問題：普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作展開；檔案館普遍對于實體檔案庫有無、位置等情況缺乏準(zhǔn)確把握；無從對于檔案是否在館等準(zhǔn)確了解，缺乏安全管理機(jī)制；檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時長；檔案查閱耗時長，查閱準(zhǔn)確率難以達(dá)到要求；檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯，查找困難；檔案的盤點操作不科學(xué)；檔案工作保密性差、風(fēng)險高；檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；過期檔案管理滯后，過期檔案銷毀不及時；檔案流動管理混亂，丟失、斷檔頻繁發(fā)生。通常情況下，檔案館在實施RFID技術(shù)以后，檔案管理質(zhì)量會大大提高，打造RFID一體化智慧檔案庫房具有重要意義，本文加以分析。

一、便于人員管理

      建設(shè)RFID一體化智慧檔案庫房后，對于館內(nèi)工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標(biāo)識，RFID門禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片，可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權(quán)限操作等。

二、信息采集更加方便

      對于需要管理的物品，如檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽，每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。

三、盤點快、準(zhǔn)確率高

      建設(shè)RFID一體化智慧檔案庫房，庫房檔案盤點時，館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備進(jìn)行庫內(nèi)盤點，達(dá)到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場核對，使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。

四、高度安全管理

      在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息（編號、RFID號、出庫類型）推送到檢測服務(wù)，檢測服務(wù)通過通道門實時讀取標(biāo)簽號，把讀取到的標(biāo)簽號在待出庫標(biāo)簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標(biāo)簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制，可見 ，建設(shè)RFID一體化智慧檔案庫房達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。

      建設(shè)RFID一體化智慧檔案庫房后，極大的提高了檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是管理的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。建設(shè)一體化智慧檔案庫房，通過館藏清點，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理方式下幾乎不可能完成的任務(wù)。

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