為了解決目前各個檔案館檔案管理人員不足但是檔案數(shù)量持續(xù)增加二者之間的矛盾，就需要基于目前快速發(fā)展的信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，通過構(gòu)件一體化智慧檔案庫房的方式，充分發(fā)揮電子檔案的高效率優(yōu)點，提升檔案管理中的“收、管、用、存”的能力。本文來和大家分享一體化智慧檔案庫房建設(shè)和實施的有效策略！

一、智慧檔案庫房全流程智能化管理

      對于紙質(zhì)檔案來說，一體化智慧檔案庫房建設(shè)實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案的智能化安全保管，一是實現(xiàn)檔案的智能化出入庫，針對需要入庫的新建檔案，需要對其類別、年度以及密級等信息進(jìn)行編目，并經(jīng)過終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，然后在中心數(shù)據(jù)庫中保存，便于系統(tǒng)其他模塊可以調(diào)用。二是實現(xiàn)檔案的智能化查詢，在需要查詢所需檔案資料時，通過查詢管理子系統(tǒng)對檔案編目號進(jìn)行查閱，然后由系統(tǒng)下達(dá)此編目號檔案的出庫指令，由自動識別模塊根據(jù)指令要求來確定其儲位編號，在檔案出庫時還可以通過出庫口的RFID閱讀器對出庫檔案信息進(jìn)行讀取并核對，在確定無誤之后記錄檔案的出庫時間，否則就會通過監(jiān)控模塊向警報模塊發(fā)出信號，并由警報模塊發(fā)出異常警報。三是實現(xiàn)檔案庫房的智能化盤點，在此信息管理模塊中的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令之后，RFID閱讀器就會對檔案信息和對應(yīng)的儲位信息進(jìn)行收集，然后上報到中心數(shù)據(jù)庫進(jìn)行核對，針對其中異常的信息提醒管理人員通過手持式閱讀器進(jìn)行人工現(xiàn)場核對工作，將核對之后的信息重新輸入系統(tǒng)中。四是實現(xiàn)檔案的智能化安全管理，通過此檔案管理系統(tǒng)中的安全管理子系統(tǒng)可以實時監(jiān)控檔案庫房現(xiàn)場情況，針對出現(xiàn)的異常情況發(fā)出異常警報，避免出現(xiàn)檔案被損壞或被盜等問題。

二、智慧檔案庫房電子標(biāo)簽集成

      一體化智慧檔案庫房建設(shè)和實施策略為打造智慧檔案庫房電子標(biāo)簽集成，一是基于RFID技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)方案設(shè)計，在此RFID技術(shù)上所構(gòu)建的檔案自動化管理系統(tǒng)主要有RFID數(shù)據(jù)管理模塊和檔案信息管理模塊兩部分組成，前者主要用于對檔案數(shù)據(jù)電子標(biāo)簽的收集、儲存和讀寫，后者則主要應(yīng)用和管理檔案信息。二是設(shè)計RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)模塊，此模塊主要有中心數(shù)據(jù)庫與終端管理器組成，主要用于存儲數(shù)據(jù)以及信息輸出或輸出。而且在檔案盤點工作中，也可以通過電子標(biāo)簽信息項的設(shè)定，以及電子標(biāo)簽、電子標(biāo)簽閱讀器、密集架體天線的安裝來準(zhǔn)確匹配檔案信息和儲位信息。

三、智慧檔案庫房電子門禁集成

      通過RFID智能通道門禁系統(tǒng)可以不用接觸就能掃描RFID標(biāo)簽中的信息，因此可以應(yīng)用此門禁系統(tǒng)來實時監(jiān)測檔案資料的出入庫情況，并將記錄上述情況的錄像進(jìn)行保存。如果在沒有查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫指令的情況下出現(xiàn)了檔案離開儲位的情況，此系統(tǒng)則會將此情況相關(guān)信號發(fā)給警報模塊并發(fā)出實時警報來提醒管理人員。

四、智慧檔案庫房環(huán)境監(jiān)控

      一體化智慧檔案庫房建設(shè)和實施方案中建議設(shè)計了環(huán)境管控系統(tǒng)，可通過溫濕度傳感器可以實時智能化檢測庫房環(huán)境狀況，并通過軟件平臺將監(jiān)測到的數(shù)據(jù)實時發(fā)送給監(jiān)控主機(jī)，在主機(jī)對實時監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和判斷之后，針對其中出現(xiàn)的異常數(shù)據(jù)會向報警系統(tǒng)反饋信息并發(fā)出警報來提醒工作人員，而且可以聯(lián)動空調(diào)和除濕設(shè)備等對庫房環(huán)境的溫濕度進(jìn)行智能化調(diào)節(jié)。

      智慧檔案庫房是基于目前的云計算平臺、運(yùn)用云管理理念所構(gòu)建的一種全新的檔案管理模式。一體化智慧檔案庫房建設(shè)和實施，可以通過先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用來提升檔案管理工作效率，解決檔案館一直存在的擋多人少的矛盾問題，而且可以充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值，一舉多得！

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